Welkom bij onze Daily Huddle!

Elke ochtend starten we bij OMD met een korte teammeeting. Deze ‘Daily Huddle’ zorgt ervoor dat we als team verbonden blijven met elkaar, ondanks dat we niet altijd fysiek samen zijn. Het zorgt ervoor dat er duidelijke doelen gesteld kunnen worden en we van elkaars prioriteiten op de hoogte zijn.

Om 09.01 precies start de Zoom meeting voor het hele team. Diegene die op de desbetreffende dag aan het werk zijn dienen bij deze meeting aanwezig te zijn. Waarom 1 minuut over negen en niet om stipt 09.00? Dat klonk mij ook gek in de oren toen wij het advies kregen de meeting op een ongewoon tijdstip plaats te laten vinden. Het schijnt zo te zijn dat mensen eerder op tijd komen bij een heel specifiek tijdstip. Bij 09.00 heb je meer het gevoel dat 5 over negen ook nog wel prima is.

Te laat zijn bij de Daily Huddle of wachten op een collega is precies niet de bedoeling. De Daily Huddle mag namelijk maar maximaal 5-10 minuten duren en dat is natuurlijk niet haalbaar wanneer een van de teamleden 5 minuten later incheckt. Waarom dan maar 10 minuten vergaderen? Dat is simpel. Vergaderen vinden maar weinig mensen leuk, het kan tijdrovend zijn of over een onderwerp gaan wat jou persoonlijk niet zoveel aangaat. Met deze manier van vergaderen is dat anders. Alleen de belangrijkste prioriteit van elk teamlid komt aan bod. Wanneer je jouw prioriteit van de dag naar iedereen uitspreekt voel je vanzelf meer verantwoordelijkheid om deze ook daadwerkelijk aan het einde van de dag te halen.

How to huddle

Hoe ziet zo’n Daily Huddle er dan precies uit en welke onderwerpen komen er aan bod? Het doel is dat iedereen elkaar kort op de hoogte stelt van waar hij of zij staat. Zonder op elkaar te reageren of een discussie te voeren. Onderling kan je elkaar ná de Daily Huddle natuurlijk nog even bellen om te reageren, te helpen, vragen te stellen of je hart te luchten.

We beginnen altijd met het goede en slechte nieuws van de dag. Dit mag zowel werk als privé gerelateerd zijn. Een nieuwe klant binnengehaald? Een project succesvol afgerond? Je doel van gisteren behaald? Top, en goed om te weten natuurlijk! Maar daarnaast is het net zo belangrijk om te horen wanneer je collega een geweldig weekend achter de rug heeft om zo op privévlak ook verbonden te blijven met elkaar. Dit geldt hetzelfde voor het slechte nieuws. Wanneer je bijvoorbeeld een baaldag hebt kan het best fijn zijn dit te delen met je collega’s. Zij kunnen dan juist rekening met je houden of hulp aanbieden.

Geen slecht nieuws, is goed nieuws?

Soms verbaas ik mij wel over het feit dat het regelmatig voorkomt dat zowel mijn collega’s, als ik geen slecht nieuws te melden hebben. Gaat het dan altijd goed met ons en met ons werk? Of komt hier een van de eigenschappen van de mens naar boven die de neiging heeft om op de vraag ‘hoe gaat het met je?’ stee vast te antwoorden met: ‘ja, gaat goed’. Vandaag had ik voor het eerst een dag dat ik niet goed wist wat voor goed nieuws ik kon melden. Verder dan ‘er komt zonnig weer aan’ kwam ik niet. Het betekent dan niet meteen dat je een enorme baaldag hebt maar we kunnen niet alle dagen van het jaar zonnestraaltjes mét goed nieuws zijn, toch? Enfin, ik wijk af, terug naar het onderwerp van de blog.

Prioriteiten en obstakels

Na het nieuws van de dag gaan we verder met de prioriteiten en obstakels. Elk teamlid benoemd zijn of haar prioriteit van de dag. Het geeft houvast, een doel en discipline om deze prioriteit te halen wanneer je hem uitspreekt. Iedereen weet van elkaar waar de focus ligt en zo ook waar we met zijn allen hard aan werken. Een dag kent vaak ook obstakels die het behalen van deze eerder gestelde prioriteit in de weg kunnen staan. Benoem deze ook. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld dat je afspraak enorm uit kan lopen, je een telefoontje verwacht waar mogelijk een grote actie aan hangt of dat migraine op voelt komen.

Deze manier van vergaderen zorgt voor verbondenheid, een duidelijker beeld van waar het hele team mee bezig is en voor een stok achter de deur om je doelen te behalen. Want zeg nou zelf, het is toch heerlijk om aan het einde van de dag een vinkje te zetten achter de grootste prioriteit van de dag? Zo voel ik me nu ook door naar het einde van deze blog toe te werken. ‘Check’ doel behaald.

Wij Huddlen hier elke ochtend lekker door met zijn allen! Voor OMD werkt het. Misschien voor jou en je team ook?